○古賀市が保有する個人情報の適切な管理のための措置に関する規程
令和5年3月31日
／訓令第2号／教育委員会訓令第4号／
目次
第1章 総則(第1条・第2条)
第2章 管理体制(第3条―第7条)
第3章 職員の責務(第8条)
第4章 保有個人情報の取扱い(第9条―第19条)
第5章 安全確保上の問題への対応(第20条―第22条)
第6章 監査及び点検の実施(第23条―第25条)
第7章 補則(第26条・第27条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この訓令は、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「法」という。)第66条第1項に規定する保有個人情報の安全管理のために必要かつ適切な措置について定めるものとする。
(定義)
第2条 この訓令で使用する用語は、法で使用する用語の例による。
第2章 管理体制
(総括保護管理者)
第3条 古賀市(以下「市」という。)に、総括保護管理者1人を置く。
2 総括保護管理者は、副市長をもって充てる。
3 総括保護管理者は、次に掲げる事務を行う。
(1) 保有個人情報の管理に係る重要事項の決定、連絡調整等を行うため必要があると認めるときは、関係職員を構成員とする委員会を設け、定期又は随時に開催すること。
(2) 前号に掲げるもののほか、保有個人情報の管理に関する事務の総括に関すること。
(保護管理者)
第4条 課等に、保護管理者1人を置く。
2 保護管理者は、課等の長をもって充て、課等における保有個人情報の管理に関する事務を総括する。
3 保護管理者は、特定個人情報を取り扱う事務に従事する職員(以下「特定個人情報事務取扱担当者」という。)及びその役割を指定しなければならない。
4 保護管理者は、各特定個人情報事務取扱担当者が取り扱う特定個人情報の範囲を指定しなければならない。
5 保護管理者は、特定個人情報事務取扱担当者が特定個人情報を取り扱う事務を実施する区域を明確にし、物理的な安全管理措置を講じなければならない。
6 保護管理者は、特定個人情報を複数の所属で取り扱う場合の各所属の事務分担及び責任を明確にしなければならない。
(保護担当者)
第5条 課等に、保護担当者1人(業務上必要と認められる場合にあっては複数人)を置く。
2 保護担当者は、保護管理者が指名する者をもって充てる。
3 保護担当者は、保護管理者を補佐し、所属における保有個人情報の管理に関する事務を行う。
(監査責任者)
第6条 市に、監査責任者1人を置く。
2 監査責任者は、総務部長をもって充てる。
3 監査責任者は、保有個人情報の管理の状況について監査する。
(研修)
第7条 総括保護管理者は、保有個人情報の取扱いに従事する職員(派遣労働者を含む。以下同じ。)に対し、保有個人情報の取扱いについて理解を深め、保有個人情報の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な研修を行わなければならない。
2 保護管理者は、所属の職員に対し、保有個人情報の適切な管理のため、総括保護管理者の実施する研修への参加の機会を付与する等の必要な措置を講じなければならない。
第3章 職員の責務
第8条 職員は、法の趣旨にのっとり、関連する法令及び規程等の定め並びに総括保護管理者、保護管理者及び保護担当者の指示に従い、保有個人情報を取り扱わなければならない。
第4章 保有個人情報の取扱い
(接触の制限)
第9条 保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報に接する権限を有する者を、当該保有個人情報を取り扱う事務の目的を達成するために必要最小限の範囲の職員に限定しなければならない。
2 前項に規定する権限を付与されていない職員は、当該保有個人情報に接してはならない。
3 職員は、第1項に規定する権限を付与された場合であっても、当該保有個人情報への接触は必要最小限としなければならず、業務上の目的以外の目的で当該保有個人情報に接してはならない。
(複製等の制限)
第10条 職員が業務上の目的で保有個人情報を取り扱う場合であっても、保護管理者は、次に掲げる行為については、当該保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、当該行為を行うことができる場合を必要最小限に限定し、職員は、保護管理者の指示に従い行わなければならない。
(1) 保有個人情報の複製
(2) 保有個人情報の送信
(3) 保有個人情報が記録されている媒体の外部への送付又は持出し
(4) その他保有個人情報の適切な管理に支障を及ぼすおそれのある行為
(誤りの訂正等)
第11条 職員は、保有個人情報の内容に誤り等を発見した場合には、保護管理者の指示に従い、訂正等を行わなければならない。
(媒体の管理等)
第12条 職員は、保護管理者の指示に従い、保有個人情報が記録されている媒体を定められた場所に保管するとともに、必要があると認めるときは、当該媒体の耐火金庫への保管、保管場所の施錠等の保有個人情報の漏えい、滅失又は毀損を防止するための措置を講じなければならない。
(誤送付等の防止)
第13条 職員は、保有個人情報を含む電磁的記録又は媒体の誤送信、誤送付、誤交付又はウェブサイト等への誤掲載を防止するため、個別の事務又は事業において取り扱う保有個人情報の機密性等その内容に応じ、パスワードの設定、複数の職員による確認、チェックリストの活用等の必要な措置を講じなければならない。
(廃棄等)
第14条 職員は、保有個人情報又は保有個人情報が記録されている媒体(端末機器及びサーバに内蔵されているものを含む。)が不要となった場合には、保護管理者の指示に従い、当該保有個人情報の復元又は判読が不可能な方法により当該保有個人情報の消去又は当該媒体の廃棄を行わなければならない。
2 保有個人情報の消去又は保有個人情報が記録されている媒体の廃棄を委託する場合(2以上の段階にわたる委託を含む。)には、必要に応じて職員が消去及び廃棄に立ち会い、又は写真等を付した消去及び廃棄を証明する書類を受け取るなど、委託先において消去及び廃棄が確実に行われていることを確認しなければならない。
(保有個人情報の取扱状況の記録)
第15条 保護管理者は、保有個人情報(特定個人情報を除く。)の秘匿性等その内容に応じて、台帳等を整備し、当該保有個人情報の利用、保管等の取扱いの状況について記録しなければならない。
2 保護管理者は、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号利用法」という。)第2条第9項に規定する特定個人情報ファイルの取扱状況を確認する手段を整備し、当該特定個人情報の利用、保管等の取扱いの状況について記録しなければならない。
(外的環境の把握)
第16条 保有個人情報が、外国において取り扱われる場合、当該外国の個人情報の保護に関する制度等を把握した上で、当該保有個人情報の安全管理のために必要かつ適切な措置を講じなければならない。
(保有個人情報の提供)
第17条 保護管理者は、法第69条第2項第4号の規定に基づき行政機関等以外の者に保有個人情報を提供する場合には、次に掲げる措置を講じなければならない。
(1) 当該提供先における利用目的、利用する業務の根拠法令、利用する記録範囲及び記録項目、利用形態等について当該提供先との間で書面を取り交わすこと。
(2) 当該提供先への安全確保の措置を要求するとともに、必要があると認めるときは、当該提供前又は随時に実地調査等を行い、当該措置状況を確認してその結果を記録するとともに、改善要求等の措置を講ずること。
2 保護管理者は、法第69条第2項第3号の規定に基づき行政機関等に保有個人情報を提供する場合において、必要があると認めるときは、前項各号に規定する措置を講ずるものとする。
(業務の委託等)
第18条 保護管理者は、保有個人情報の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、保有個人情報の適切な管理を行う能力を有しない者を選定することがないよう、必要な措置を講じなければならない。
2 保護管理者は、保有個人情報の取扱いに係る業務の委託に係る契約書に次に掲げる事項を明記するとともに、委託先における責任者及び業務従事者の管理体制及び実施体制、保有個人情報の管理の状況についての検査に関する事項その他の必要な事項について書面で確認しなければならない。
(1) 保有個人情報に関する秘密保持、目的外利用の禁止等の義務
(3) 保有個人情報の複製等の制限に関する事項
(4) 保有個人情報の安全管理措置に関する事項
(5) 保有個人情報の漏えい等の事案の発生時における対応に関する事項
(6) 委託終了時における保有個人情報の消去及び媒体の返却に関する事項
(7) 法令及び契約に違反した場合における契約解除、損害賠償責任その他必要な事項
(8) 契約内容の遵守状況についての定期的報告に関する事項及び委託先における委託された保有個人情報の取扱状況を把握するための監査等に関する事項(再委託先の監査等に関する事項を含む。)
4 保有個人情報の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、取扱いを委託する保有個人情報の範囲は、委託する業務内容に照らして必要最小限でなければならない。
5 保護管理者は、保有個人情報の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、委託する業務に係る保有個人情報の秘匿性等その内容やその量等に応じて、作業の管理体制及び実施体制並びに保有個人情報の管理の状況について、年1回以上の定期的検査等により確認しなければならない。
6 前項に定めるもののほか、保護管理者は、個人番号利用事務等の全部又は一部を委託する場合には、委託先において、法に基づき市が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるよう必要かつ適切な監督を行わなければならない。
8 前項に定めるもののほか、保護管理者は、委託先が個人番号利用事務等の全部又は一部を再委託する場合には、当該個人番号利用事務等において取り扱う特定個人情報の適切な管理が図られることを確認した上で再委託の諾否を判断しなければならない。
9 前各項の規定は、指定管理者に公の施設の管理を行わせる場合であって、当該公の施設の管理業務に伴い保有個人情報を取り扱うこととなる場合に準用する。
10 保護管理者は、保有個人情報の取扱いに係る業務を派遣労働者によって行わせる場合には、労働者派遣契約書に秘密保持義務等保有個人情報の取扱いに関する事項を明記しなければならない。
(その他)
第19条 保護管理者は、保有個人情報を提供し、又は保有個人情報の取扱いに係る業務を委託する場合には、漏えい等による被害発生のリスクを低減する観点から、提供先の利用目的、委託する業務の内容、保有個人情報の秘匿性等その内容などを考慮し、必要に応じ、特定の個人を識別することができる記載の全部又は一部を削除し、又は別の記号等に置き換える等の措置を講じなければならない。
第5章 安全確保上の問題への対応
(事案の報告及び再発防止措置)
第20条 保有個人情報の漏えい、滅失、毀損等の事案の発生又は兆候を把握した場合、特定の職員が法その他関連する法令及び規程等の定めに違反している事実又は兆候を把握した場合等、安全確保の上で問題となる事案又は事案の発生のおそれを認識した職員は、直ちに当該保有個人情報を管理する保護管理者に報告しなければならない。
2 保護管理者は、被害の拡大防止、復旧等のために必要な措置を速やかに講じなければならない。この場合において、被害拡大防止のため直ちに行い得る措置については、直ちに行う(職員に行わせることを含む。)ものとする。
3 保護管理者は、事案の発生した経緯、被害状況等を調査し、総括保護管理者に報告しなければならない。ただし、特に重大と認める事案が発生した場合には、直ちに総括保護管理者に当該事案の内容等について報告しなければならない。
4 総括保護管理者は、前項ただし書の規定による報告を受けた場合には、当該事案の内容、経緯、被害状況等を市長に速やかに報告しなければならない。
5 保護管理者は、事案の発生した原因を分析し、再発防止のために必要な措置を講ずるとともに、同種の業務を実施している所属に再発防止措置を共有しなければならない。
(法に基づく報告及び通知)
第21条 保護管理者は、法第68条第1項の規定による個人情報保護委員会への報告及び同条第2項の規定による本人への通知を要する場合には、前条の措置と並行して、速やかに所定の手続を行うとともに、個人情報保護委員会による事案の把握等に協力しなければならない。
(公表等)
第22条 保護管理者は、法第68条第1項の規定による個人情報保護委員会への報告及び同条第2項の規定による本人への通知を要しない場合であっても、事案の内容、影響等に応じて、事実関係及び再発防止策の公表、当該事案に係る本人への対応等の措置を講ずるものとする。
第6章 監査及び点検の実施
(点検)
第24条 保護管理者は、自ら管理責任を有する保有個人情報の記録媒体、処理経路、保管方法等について、定期に、及び必要に応じ随時に点検を行い、必要があると認めるときは、その結果を総括保護管理者に報告しなければならない。
(評価及び見直し)
第25条 総括保護管理者又は保護管理者は、監査又は点検の結果等を踏まえ、実効性等の観点から保有個人情報の適切な管理のための措置について評価し、必要があると認めるときは、その見直し等の措置を講じなければならない。
第7章 補則
(他の訓令との関係)
第26条 他の訓令の規定により、情報システムの管理に関する事項について、この訓令と別段の定めが設けられている場合にあっては、この訓令に定めるもののほか、当該他の訓令の定めるところによる。
(補則)
第27条 この訓令の施行に関し必要な事項は、別に定める。
附則
(施行期日)
1 この訓令は、令和5年4月1日から施行する。
(古賀市特定個人情報管理規程の廃止)
2 古賀市特定個人情報管理規程(平成27年12月訓令第6号・教育委員会訓令第5号)は、廃止する。