○古賀市文書管理規程
平成27年12月10日
訓令第5号
古賀市文書管理規程(平成9年9月訓令第6号)の全部を改正する。
目次
第1章 総則(第1条―第8条)
第2章 文書の受領及び配布(第9条―第11条)
第3章 文書の処理(第12条―第22条)
第4章 文書の浄書及び発送(第23条―第30条)
第5章 文書の整理及び保存(第31条―第43条)
第6章 文書の廃棄(第44条―第47条)
第7章 雑則(第48条―第50条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この規程は、別に定めるもののほか、市における文書の管理に関する事務(以下「文書事務」という。)について必要な事項を定めるものとする。
(定義)
第2条 この規程において使用する用語は、古賀市事案決裁規程(平成16年3月訓令第4号)で使用する用語の例による。
(1) 文書 職務上作成し、又は取得した文書、図画、写真、フィルム及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)をいう。
(2) 決定 副市長、部長、課長、課長補佐及び係長(これらの職と相当の職にあるものを含む。以下同じ。)が、決裁に至るまでの手続過程においてその意思を決定することをいう。
(3) 回議 決裁、決定若しくは承認を得るため、又は閲覧に供し若しくは意見を調整するため、文書をその権限ある者に回付することをいう。
(4) 完結文書 文書上の事務処理が完結した文書をいう。
(5) 保管 文書を当該文書に係る事案を担当する課(以下「主管課」という。)の事務室内の一定の場所に収納しておくことをいう。
(6) 保存 文書を総務部総務課長(以下「総務課長」という。)に引き継ぎ、書庫等事務室以外の場所に収納しておくことをいう。
(7) ファイリング・システム 必要な文書を必要に応じ即座に利用し得るように組織的に整理保管し、最終的に廃棄するに至る一連の制度をいう。
(8) 文書管理システム 文書の収受、起案、施行(文書の発送、送信その他行政機関の意思を相手方に伝達することをいう。以下同じ。)、保存、廃棄その他文書事務を行うための電子情報処理組織で、総務課長が管理するものをいう。
(改正(平30訓令第9号))
(適用除外)
第2条の2 この訓令は、各課が特に指定する文書については適用しない。
2 前項で指定された文書の保管及び保存の方法については、各課で定めるものとする。
(追加(平30訓令第9号))
(文書取扱いの基本)
第3条 職員は、文書をすべて正確かつ迅速に取り扱い、事務が能率的かつ適正に行われるように処理し、及び管理しなければならない。
2 職員は、文書の取扱いに際し、古賀市情報セキュリティ基本方針(平成14年7月訓令第16号)を遵守しなければならない。
(文書持ち出しの禁止)
第4条 文書は、公務のため主管課長が必要と認める場合を除くほか、庁舎外に持ち出してはならない。
(改正(平30訓令第9号))
(文書事務の総括等)
第5条 総務課長は、文書事務を総括するとともに、文書事務の処理状況について必要な調査を行い、その結果に基づき、各課長に対し必要な処置を求めることができる。
(課長の責務)
第6条 課長は、当該課における文書事務を総括し、文書事務の円滑適正な処理に努めなければならない。
(ファイリングマネージャー及びファイリングクラークの設置等)
第7条 課長の文書事務の処理を補佐するため、各課にファイリングマネージャー(以下「マネージャー」という。)及びファイリングクラーク(以下「クラーク」という。)を置く。
2 マネージャーは、課長の指名する係長(係長を置かない課にあっては、課長の指名する係長と相当の職にある者又は課長が指名した者)をもって充てる。
3 クラークは、課長が指名する。
4 課長は、マネージャー及びクラークを指名したときは、速やかに、総務課長に通知しなければならない。
(改正(平30訓令第9号))
(マネージャー及びクラークの職務)
第8条 マネージャーは、課長の命を受け、課における適正な文書事務の推進に努める。
2 クラークは、マネージャーと共に次の各号に掲げる事務に従事する。
(1) ファイル基準表及びオキカエリストの調製に関すること。
(2) 文書の完結、整理、保管、保存及び廃棄に関すること。
(3) ファイル及び簿冊の作成及び整理に関すること。
(4) その他文書事務に関すること。
(改正(平30訓令第9号))
第2章 文書の受領及び配布
(到達文書の受領及び配布)
第9条 総務部総務課(以下「総務課」という。)に到達した文書(ファクシミリにより到達し、紙に出力したものを含む。)は、総務課長が受領するものとし、次に掲げるところにより処理する。
(1) 市長又は副市長宛ての文書(親展文書、次号に規定する文書その他の開封が不適当と認められる文書を除く。)及び配布先の不明確な文書にあっては開封し、当該文書以外の文書にあっては開封せず、各課に配布する。
(2) 書留扱いの郵便物は、主管課に配布し、必要な事項を記載した特殊文書収受簿(様式第1号)に署名又は押印を徴さなければならない。
(3) 文書を開封したときに現金その他金券(定額小為替(郵便為替法(昭和23年法律第59号)に規定するものをいう。)を除く。)が同封されていた場合においては、前号に規定する特殊文書として取り扱わなければならない。
2 総務課長は、2以上の課に関係する文書については、その関係の最も深い課に配布する。
(改正(令4訓令第1号))
(郵便料金の未納又は不足の文書の処理)
第10条 市に到達した文書のうち郵便料金の未納又は不足のものがあるときは、官公署から発せられたもの又は総務課長が必要と認めるものに限り、その料金を支払ってこれを受領することができる。
(執務時間外の到達文書の受領)
第11条 市の執務時間外に到達した文書は、総務課長の指定した者が受領し、当該者は執務開始後速やかに総務課長に当該文書を引き渡さなければならない。
(改正(平30訓令第9号))
第3章 文書の処理
(文書の収受)
第12条 主管課の職員は、総務課長から配布を受けた文書及び当該課に直接到達した文書について、文書管理システムに所定の事項を記録しなければならない。ただし、次に掲げる文書については、この限りでない。
(1) 新聞、雑誌その他の刊行物
(2) 軽易な通知文及び書簡文で処理経過を明らかにする必要がないもの
(3) 庁内文書で処理経過を明らかにする必要がないもの
3 前2項の規定は、ファクシミリ又は電子メールにより受信し紙に出力した文書で、主管課において管理するものに準用する。
2 担当係長は、前項に規定する指示があった文書を自ら処理するもののほか、担当者に処理させなければならない。
(改正(平30訓令第9号))
(供覧文書の処理)
第14条 供覧を要する文書は、起案用紙(様式第4号)又は文書処理カードに供覧する旨表示して回付するものとする。
(重要な文書の処理)
第15条 前条の規定にかかわらず、主管課長は、上司の決裁を要する事案に係る文書を収受した場合において、その処理が特に重要なものであると認めるときは、あらかじめ、決裁権者の閲覧に供し、その指示を受けなければならない。
(改正(令4訓令第1号))
(機密文書の指定)
第16条 主管課長は、当該主管の文書について機密の取扱いをする必要があると認めるときは、当該文書を機密文書に指定することができる。
(起案)
第17条 事案の決定に当たっては、原則として文書を作成して行わなければならない。ただし、次に掲げる場合については、この限りでない。
(1) 事案の決定と同時に文書を作成することが困難である場合
(2) 処理に係る事案が極めて軽易なものである場合
2 前項第1号に規定する場合にあっては、事後に文書を作成しなければならない。
3 事案の決定のための案を記録し、又は記載した文書(以下「起案文書」という。)は、次に定めるところにより作成しなければならない。
(2) 起案文書には、起案の理由を簡明に記載して関係法規、予算科目、経費その他参考となる事項を付記し、関係文書又は参考資料等を添付しなければならない。
(3) 至急又は即決を要する文書については、欄外上部に「至急」と朱書きしなければならない。
4 文書は、すべて未決、既決に区分して整理し、未決の文書にあっては完結に至るまでこれを一括して常にその経過を明らかにしておき、完結文書にあっては、定められた方法により整理するものとする。
(改正(平30訓令第9号))
(起案文書の回議順序)
第18条 起案文書は、必要な関係職員の回議及び合議を経た後に、古賀市事案決裁規程の定めるところにより決裁を受けなければならない。
2 回議の順序は、別図に定めるところによる。
(起案文書の修正又は廃案)
第19条 回議を経た起案文書の内容を修正した場合は、修正者は、その旨を明らかにしておかなければならない。
2 起案文書が廃案となった場合は、起案担当者は、文書管理システムにおいて当該文書を削除するものとする。ただし、経過を記録するために必要と認める場合は、却下の処理を行い、文書を保管することができる。
第20条 起案文書の内容について、回議又は合議の結果、重大な修正が行われたとき又は廃案となったときは、起案担当者又はその上司は、その旨を関係職員に通知しなければならない。
(代決及び後閲)
第21条 文書を代決するときは、「代」と朱書きし、代決するものが押印しなければならない。
2 起案文書の決裁権者以外の上司が不在であり、かつ、事案の処理について緊急を要するときは、当該不在の上司の押印欄に「後閲」と朱書きし、決裁権者の決裁を受けることができる。この場合において、当該上司の登庁後直ちに起案文書を供覧しなければならない。
(改正(平30訓令第9号))
(決裁済み文書の取扱い)
第22条 決裁を経た文書(以下「決裁済み文書」という。)は、当該決裁をした者又は決裁権者が指名する者において決裁年月日を記入し、起案担当者に返付しなければならない。
2 起案担当者は、前項の決裁年月日を文書管理システムに登録しなければならない。
第4章 文書の浄書及び発送
(浄書)
第23条 施行に用いる文書は、適切な方法で浄書し、決裁済み文書と照合しなければならない。
(改正(平30訓令第9号))
(文書の記号及び番号)
第24条 文書には、次に定めるところにより記号及び番号を記載しなければならない。ただし、当該文書の内容が第12条ただし書各号に掲げる文書の内容に該当する場合は、この限りでない。
(1) 記号は、文書の属する年度、「古」、部若しくは課又は附属機関等の名称の略称及び「発」とし、これらの順に記載する。
(2) 番号は、文書管理システムで付される年度ごとの一連番号(収受文書に基づいて発する文書にあっては、当該収受文書の文書番号とする。)とする。ただし、同一の件名又は同種の事案で、年度を通じ複数発生する文書の番号については、当該番号に枝番号を付して用いることができる。
2 前項の規定により記載する記号及び番号を例示するとおおむね次のとおりである。
(1) 27古総発第1号
(2) 27古総発第1―2号
3 前2項の規定に関わらず、軽易な文書については、「事務連絡」と表示し、文書記号及び文書番号を記載しないことができる。
(文書の発信者名義)
第25条 文書の発信者名義は、市長、行政機関の長その他法令等により権限を有する者(委任を受けている者を含む。)の職及び氏名とする。
2 前項の規定にかかわらず、印刷用公印又は電子公印を使用する文書及び対内文書(市の機関へ伝達する文書をいう。以下同じ。)については、職名のみによることができる。
3 文書には、必要に応じて所管の部課名及び担当係名を発信者名の下に括弧書きで記載することができる。
(公印及び割印)
第26条 文書には、古賀市公印規程(平成9年9月告示第85号)の定めるところにより、公印の管守者又は取扱責任者による文書の照合を受け、公印を押さなければならない。この場合において、特に文書が真正なものであることを要するものは、決裁済み文書の取扱い上の注意欄において契印により割印しなければならない。
2 前項の規定にかかわらず、軽易な文書又は対内文書については、文書の左側上部に「(公印省略)」の記載をし、公印を省略することができる。
3 文書のうち電磁的記録については、前2項の規定は、適用しない。
(改正(平31訓令第1号))
(対外文書の発送)
第27条 対内文書以外の施行を要する文書(以下「対外文書」という。)は、総務課において発送するものとする。ただし、主管課長が当該課において取り扱うことが適当であると認めた文書は、主管課において発送することができる。
2 郵送により文書を発送する場合は、原則として料金後納の方法によらなければならない。この場合において、料金後納郵便又は区内特別郵便の表示を行った郵便物にあっては郵便局の指定する後納郵便物差出票に必要事項を記入の上、総務課に提出するものとする。
3 総務課長は、前項の郵便物を発送するものとする。
(改正(令4訓令第1号))
(対内文書の発送)
第28条 対内文書は、総務課に設置する文書連絡箱を利用して配布するものとする。ただし、特に機密又は緊急を要する文書及び主管課において直接配布することが適当と認められるものは、主管課が配布することができる。
2 前項の規定にかかわらず、対内文書のうち主管課長が適当と認めるものは、庁内ネットワークを利用して送信することができる。
(文書の使送)
第29条 市内各自治会及び市立小中学校並びに福岡県の機関への配布を要する文書は、郵送によるもののほか、総務課長が定めるところにより使送を行うものとする。
2 急を要する文書について総務課長が必要であると認めたときは、前項の規定にかかわらず使送を行うことができる。
(施行年月日)
第30条 起案担当者は、文書を発送した日又は事案を処理した日を事案の施行年月日として決裁済み文書の所定の欄に記入しなければならない。
第5章 文書の整理及び保存
(文書の整理)
第31条 文書は、常に整然と分類して整理し、必要なときに、直ちに取り出せるように保管し、又は保存しておかなければならない。
2 文書の保管又は保存に当たっては、常に紛失、漏えい、損傷、改ざん及び盗難の予防の措置をとるとともに、重要なものは、非常災害時に際し、いつでも持ち出せるように、あらかじめ準備しておかなければならない。
3 機密文書は、施錠できるキャビネット又は書棚に保管又は保存しなければならない。
(改正(平30訓令第9号))
(保管単位)
第32条 文書の保管は、主管課において行う。ただし、職員の数、文書の量、事務室の状況等により、総務課長が他の保管単位によることが適当と認めるときは、この限りでない。
(ファイル基準表)
第33条 マネージャー又はクラークは、総務課長が指定する期限までに、当該保管単位のファイル基準表(様式第5号)を作成し、その写しを主管課長を経て総務課長に提出しなければならない。
2 前項の規定により作成したファイル基準表は、保管単位ごとに保管し、記載事項の変更がある場合は、クラークにおいて当該年度の記載事項の変更を記録するものとする。
(保管用具)
第34条 文書の整理及び保管には、キャビネット及びファイリング用具を使用するものとする。ただし、キャビネットに収納することが不適当な文書については、書庫、書棚その他適切なものを使用することができる。
(文書の完結)
第35条 職員は、完結文書を自己の手元においてはならない。
(改正(平30訓令第9号))
(完結文書の整理及び保管)
第36条 職員は、完結文書を必要に応じて利用することができるように、ファイル基準表に定める分類項目別に整理し、個別ファイルに入れてキャビネットに収納しておくものとする。
2 前項の規定により文書を保管するときは、キャビネットにあっては当該年度の完結文書を上2段に、前年度の完結文書を下1段(4段キャビネットにあっては下2段)に収納し、その他の書棚にあっては、これに準じて取り扱う。
(文書の保存年限の種別)
第37条 文書の保管及び保存の年限(以下「文書保存年限」という。)の種別は、30年、10年、7年、5年、3年、1年及び1年未満とする。
3 文書の保存年限の起算日は、その文書が完結した日の属する年度の翌年度の4月1日とする。
(改正(平30訓令第9号))
(保存の方法)
第38条 クラークは、保存を必要とする完結文書のうち文書保存年限が3年以上のものを次に掲げるところに従い収納し、保存箱に所定の事項を記載する。
(1) 文書は年度ごとに分類項目別に区分して、個別ファイルごとに整理すること。
(2) 保存箱に収納すること。
(3) 複数年度にわたり使用する文書は、当該文書が属する年度のものとして区分すること。
(保存文書の引継ぎ)
第39条 主管課長は、前条の規定により保存箱に収納した文書について、オキカエリストに保存箱の種類、空ファイルの有無その他必要事項を記入し、総務課長に提出しなければならない。
2 総務課長は、前項の規定により提出されたオキカエリストに基づき文書保存箱カードを作成し、これにより主管課長に保存箱を収納すべき場所を指示しなければならない。
3 主管課長は、前項の規定に基づき交付を受けた文書保存箱カードについて内容を精査し、この写しを文書を収納した文書箱に添えて総務課長に引き継がなければならない。ただし、機密文書の引継ぎについては、この限りでない。
(文書の保存場所)
第40条 前条第3項の規定により引き継がれた文書は、書庫又は総務課長が別に定める場所に保存するものとする。
(書庫の管理)
第41条 前条の書庫は、総務課長が管理する。
(保存文書の閲覧及び貸出し)
第42条 執務上、書庫等に保存された文書(以下「保存文書」という。)の閲覧又は貸出しを受けようとする職員は、総務課長に申し出なければならない。
2 総務課長は、貸出期間中であっても、必要があると認めるときは、当該貸出文書を返却させることができる。
3 保存文書の貸出しを受けた職員は、当該文書を庁舎外に持ち出し、又は転貸してはならない。ただし、主管課長が公務のため必要と認め、総務課長の許可を得た場合に限り、庁舎外に持ち出すことができる。
(改正(平30訓令第9号))
(貸出し文書の事故の届出)
第43条 保存文書の貸し出しを受けた職員は、当該文書について、紛失、損傷その他の事故が生じたときは、速やかにその旨を総務課長に届け出なければならない。
第6章 文書の廃棄
(文書の廃棄の決定)
第44条 主管課長は、文書(第39条第3項の規定により総務課長に引き継がれた文書を除く。)が保存年限を経過したときは、速やかに、廃棄しなければならない。
2 主管課長は、保管又は保存する必要がなくなったと認める文書については、当該文書の保存年限の経過前においても、廃棄することができる。
3 総務課長は、第39条第3項の規定により引き継がれた文書が保存年限を経過したときは、廃棄するものとする。
(改正(平30訓令第9号))
(保存期間の見直し)
第45条 総務課長は、必要があると認めるときは、その都度、引き継がれた文書の保存期間の見直しをすることができる。
2 総務課長は、前項の規定により保存期間の見直しをしようとする場合は、あらかじめ、主管課長に協議しなければならない。
(改正(平30訓令第9号))
(廃棄文書の処理)
第46条 廃棄を決定した文書は、総務課長が定める日において、焼却、溶融、裁断等文書の内容に応じた適切な処理をしなければならない。
(歴史的資料等の保存)
第47条 総務課長は、保存年限が経過した文書のうち、歴史的又は文化的に価値があると認めるものについては、資料として保存することができる。
2 総務課長は、前項の規定により保存することとした文書のうち、適当であると認めるものについては、主管課長と協議の上、福岡県市町村公文書館へ移管するものとする。
(改正(平30訓令第9号))
第7章 雑則
(文書事務の特例)
第48条 文書の取扱いにおいて、この規程の定めるところにより難いと認められるときは、総務課長が定めるところにより処理することができる。
(様式)
第49条 この規程の施行について必要な書類、リスト等の様式は、総務課長が定める。
(補則)
第50条 この規程に定めるもののほか、文書事務に関し必要な事項は、総務課長が定める。
附則
(施行期日)
1 この訓令は、平成28年1月1日(以下「施行日」という。)から施行する。
(経過措置)
2 この訓令による改正後の古賀市文書管理規程の規定は、施行日以後に作成し、又は取得した文書について適用し、施行日前に作成し、又は取得した文書の処理については、なお従前の例による。
3 この訓令の施行の際、現に残存するこの訓令による改正前の古賀市文書管理規程(平成9年9月訓令第6号)の規定により作成された帳票は、当分の間、使用することができる。
附則(平成30年9月28日訓令第9号)
(施行期日)
1 この訓令は、平成30年10月1日(以下「施行日」という。)から施行する。
(経過措置)
2 改正前の古賀市文書管理規程第37条の規定により保存年限を永年とされた文書(以下「永年文書」という。)の施行日以後における保存年限については、永年文書の従前の保存の始期において、30年と定められたものとみなす。ただし、施行日において、永年文書の従前の保存の始期から30年を超えている文書は、保存年限を平成31年3月31日まで延長するものとする。
附則(平成31年2月28日訓令第1号)抄
(施行期日)
1 この訓令は、平成31年4月1日から施行する。
附則(令和4年3月29日訓令第1号)
この訓令は、令和4年4月1日から施行する。
別表(第37条関係)
(改正(平30訓令第9号))
文書保存年限基準
文書の分類 | 30年 | 10年 | 5年 | 3年 | 1年 |
事務事業の計画 | 市政の運営に関わる特に重要なもの | 重要なもの | 一般的なもの | ||
申請、届出、通知、進達 | 市民又は市政に重要な影響を及ぼすもの | 重要なもの | 一般的なもの | 軽易なもの | |
報告、照会、回答 | 市民又は市政に重要な影響を及ぼすもの | 重要なもの | 一般的なもの | 軽易なもの | |
許可、認可その他の行政処分 | 特に重要なもの | 重要なもの | 一般的なもの | ||
不服審査、訴訟、和解 | 重要なもの | 一般的なもの | |||
請願、陳情、要望 | 重要なもの | 一般的なもの | |||
補助金 | 特に重要なもの | 重要なもの | 一般的なもの | ||
工事の施工 | 特に重要なもの | 重要なもの | 一般的なもの | 軽易なもの | |
契約書、協定書、覚書 | 特に重要なもの | 重要なもの | 一般的なもの | ||
調査報告、統計資料 | 特に重要なもの | 重要なもの | 一般的なもの | ||
諮問・答申 | 重要なもの | 一般的なもの | 軽易なもの | ||
金銭の支払い | 一般的なもの |
(全改(令4訓令第1号))
(改正(平30訓令第9号))
(全改(平30訓令第9号))
(追加(平30訓令第9号))
(全改(平30訓令第9号))
(全改(平30訓令第9号))
別図(第18条関係)
(改正(平30訓令第9号))
起案文書の回議順序
