○古賀市議会事務局処務規程
平成9年9月22日
議会告示第1号
第1章 総則
(目的)
第1条 この規程は、古賀市議会事務局設置条例(平成9年条例第31号)第3条の規定に基づき、古賀市議会事務局(以下「事務局」という。)の処務に関し、必要な事項を定めることを目的とする。
(係の設置)
第2条 事務局に次の係を置く。
(1) 庶務係
(2) 議事係
(職員の職)
第3条 事務局に事務局長(以下「局長」という。)、係長、主査及びその他必要な職員を置く。
2 係長及び主査は、書記のうちから命ずる。
3 事務局職員の職務は、次の各号の定めるところによる。
(1) 局長は、議長の命を受け、事務局の事務を掌理し、所属職員を指揮監督する。
(2) 係長は、上司の命を受け、係内の事務を処理し、局長に事故があるときは、上席の係長がその職務を代行する。
(3) 主査は、上司の命を受け、係内の調整及び事務を処理する。
(4) その他の職員は、上司の命を受け、分担する事務を処理する。
第2章 事務分掌
(係の分掌事務)
第4条 庶務係の分掌する事務は、次のとおりとする。
(1) 公印の保管に関すること。
(2) 来客及び議会関係者の接遇に関すること。
(3) 儀式及び交際に関すること。
(4) 例規に関すること。
(5) 議員の身分及び資格の得失に関すること。
(6) 予算の経理に関すること。
(7) 議員及び職員の出張に関すること。
(8) 人事に関すること。
(9) 議員及び職員の給与その他給付に関すること。
(10) 文書の収受、発送、保管に関すること。
(11) 文書の浄書に関すること。
(12) 備品及び消耗品に関すること。
(13) 議会関係施設の管理に関すること。
(14) 議員互助会に関すること。
(15) 議員共済に関すること。
(16) 市議会議長会に関すること。
(17) 議会図書室に関すること。
(18) その他議事係の所管に属しないこと。
2 議事係の分掌する事務は、次のとおりとする。
(1) 議会招集の告知に関すること。
(2) 委員会の招集、告知に関すること。
(3) 公聴会その他諸会合の開催に関すること。
(4) 議案の整理に関すること。
(5) 請願、陳情等の整理に関すること。
(6) 議会が行う選挙に関すること。
(7) 議会が行う事務の調査に関すること。
(8) 資料の収集、配布に関すること。
(9) 議員の出欠に関すること。
(10) 傍聴人に関すること。
(11) 議事日程及び会期日程に関すること。
(12) 会議録に関すること。
(13) 会議結果の報告に関すること。
(14) 議決事項の処理に関すること。
(15) 広報に関すること。
(16) 法令、条例等の研究に関すること。
(17) 議員提出議案に関すること。
(18) 各種統計、資料、情報の収集整備に関すること。
(19) その他議事に関すること。
(特定事務の分掌)
第5条 議長が特別に必要があると認めるときは、前条の規定にかかわらず、特定の事務につき特別の分掌を定めることができる。
第3章 事務の決裁及び専決
(決裁及び代決)
第6条 議長は、議会の事務に関する事案に関し、最終の意思決定を行う権限を有し、これを決裁する。
2 局長は、代決若しくは代理をした事務については、次条で定める局長が決裁すべき事案を除き、後閲に供しなければならない。
(改正(平16議会告示第1号))
(局長の決裁事案)
第7条 局長が決裁すべき事案は、次に掲げるとおりとする。ただし、事案の内容が重要又は異例と認められる事項については、議長の指示を受けなければならない。
(1) 文書の収受並びに定例的な調査、報告、通知、照会及び回答に関すること。
(2) 法令等の規定に基づいて行う原簿による証明及び謄抄本の交付に関すること。
(3) 保存文書の保管、廃棄及び軽易な文書の閲覧の許可に関すること。
(4) 議員共済に係る事務に関すること。
(5) 古賀市事案決裁規程(平成16年訓令第4号)別表第1及び別表第2部長の欄及び課長の欄に定める事務(前各号に該当する事案を除く。)に関すること。
(6) 職員の1泊2日以内の出張命令及び時間外勤務命令並びに休日出勤命令に関すること。
(7) 職員の休暇等に関すること。
(8) 諸資料、諸統計の収集作成に関すること。
(9) 前各号のほか、所掌事務のうち定例に属し、かつ、重要でない事項の処理に関すること。
(改正(平16議会告示第1号))
第4章 文書の取扱い
(文書の受付及び配布)
第8条 議会に到着した文書は、すべて庶務係において受理し、次の各号の定めるところにより処理しなければならない。
(1) 普通文書は、庶務係において開封し、受付印を押して局長の閲覧を経て主務係に配布する。
(2) 親展文書その他開封を不適当と認めるものは、封筒に受付印を押して局長の閲覧に供したのち、主務係に配布する。
(口頭及び電話による収受事件)
第9条 口頭又は電話による届出、通知、照会、報告等で重要なものについては、その要領を摘記し、前条の規定に準じて処理しなければならない。
(文書の発送)
第10条 発送文書は、主務係において浄書及び校合して庶務係に送付しなければならない。
2 庶務係は、前項の規定によって送付された文書に公印を押して発送しなければならない。
(完結文書の編さん及び保存)
第11条 完結文書は、文書及び簿冊類別により編さん、保存期限に従い、整理保存しなければならない。
2 文書の保存期限は、別表に定めるところによる。ただし、必要に応じ経伺の上保存期限を伸縮することができる。
3 保存期限の計算は暦年とし、文書の処理が完結した翌年から起算する。ただし、会計年度に属するものは、その翌年度から起算する。
(文書の廃棄)
第12条 保存年限を経過した文書は、局長において精査のうえ、更に保存を必要とするものを除き、これを廃棄する。
(謄抄本の交付)
第13条 会議録及び議決書等の謄抄本を交付しようとするときは、謄抄本交付簿に所定の事項を記入し、局長の承認を得て交付しなければならない。
(全改(平11議会告示第4号))
第5章 補則
(市政情報の開示等)
第14条 古賀市情報公開条例(平成11年条例第5号)第26条の規定に基づく事務局が保有する市政情報の開示等に関し必要な事項については、古賀市情報公開条例施行規則(平成11年規則第36号)の規定の例による。
(改正(平17議会告示第1号))
(準用)
第15条 この規程に定めるもののほか、事務局の処務並びに職員の任免、給与、勤務条件、分限、懲戒、服務及びその他身分取扱いに関しては、市長の事務部局の例による。
(繰上げ(令5議会告示第2号))
附則
この告示は、平成9年10月1日から施行する。
附則(平成11年11月1日議会告示第4号)
この告示は、平成11年11月1日から施行する。
附則(平成16年3月31日議会告示第1号)
この告示は、平成16年4月1日から施行する。
附則(平成17年4月1日議会告示第1号)
この告示は、公布の日から施行する。
附則(令和5年3月29日議会告示第2号)
この告示は、令和5年4月1日から施行する。
別表(第11条第2項関係)
文書及び簿冊保存類別
(その1) 永久保存すべきもの(第1種)
番号 | 簿冊名 |
1 | 議会会議録綴 |
2 | 議決書綴 |
3 | 議会議員その他職員の公務災害補償に関する綴 |
4 | 議会議員履歴簿 |
5 | 議会議員身上事績 |
6 | 全国市議会議員共済事績 |
7 | 全国市議会議員共済会員台帳 |
8 | 全国市議会議員共済受給資格並びに資格喪失者綴 |
9 | その他10年を超えて保存する必要がある文書 |
(その2) 10年間保存すべきもの(第2種)
番号 | 簿冊名 |
1 | 全員協議会綴 |
2 | 各常任委員会記録綴 |
3 | 特別委員会記録綴 |
4 | 公聴会開催記録簿 |
5 | 第1種以外の文書で重要なものと認められ、後年の参考に必要があると認められる文書 |
(その3) 5年間保存すべきもの(第3種)
番号 | 簿冊名 |
1 | 決議案綴 |
2 | 意見書案綴 |
3 | 請願書綴 |
4 | 陳情書綴 |
5 | 議会費予算編成資料綴 |
6 | 議員出張命令簿 |
7 | 市議会報酬費用弁償支給書綴 |
8 | 議員出席簿 |
9 | 議会費予算経伺簿 |
10 | 全国、県、市議長会事績 |
11 | 議会関係諸統計資料綴 |
12 | 議会一般文書事績 |
13 | その他5年間保存する必要があると認められる文書 |
(その4) 3年間保存すべきもの(第4種)
番号 | 簿冊名 |
1 | 請願、陳情文書整理簿 |
2 | 文書閲覧簿 |
3 | 謄(抄)本交付簿 |
4 | 市議会傍聴人受付簿 |
5 | 口頭処理簿 |
6 | その他3年間保存する必要があると認められる文書 |
(その5) 1年間保存すべきもの(第5種)
番号 | 簿冊名 |
1 | 文書収受、発送に関する文書 |
2 | 軽易な諸願、届及び往復文書 |
3 | その他1年間保存する必要があると認められる文書 |